Je kan natuurlijk geen vakantiehuis verhuren zonder te maken te krijgen met gasten die hun boeking annuleren. Dit hoeft geen ramp te zijn, zolang je de annuleringsvoorwaarden duidelijk communiceert. Zodra je annuleringsvoorwaarden voorafgaand aan de boeking bekend zijn, levert een mogelijke afzegging geen discussie op. Wij geven vanuit onze expertise hierbij enige tips over hoe je als verhuurder van een vakantiehuis goed met annuleringen en annuleringsvoorwaarden kunt omgaan.
Definieer voor jouw vakantiehuis de annuleringsvoorwaarden duidelijk
Als je al langer een vakantiehuis verhuurt, is het vast al eens voorgevallen: een aanstaande gast annuleert de boeking en is toch compleet verrast omdat je nog (een deel van) de huurprijs vraagt. In veel gevallen is het niet vanuit onwil van de gast, maar weet hij gewoon niet beter. Feitelijk gaat de gast met het boeken van jouw vakantiehuis een betalingsverplichting aan. Er is in principe geen formele eis voor het sluiten van een contract, iets kan al een geldig contract zijn zodra de gast de gewenste periode via e-mail of telefoon heeft bevestigd.
Er zijn allerhande mogelijke regels die gebruikt worden om een annuleringsprijs af te spreken (bijvoorbeeld dat de gast de overeengekomen huurprijs moet betalen minus de kosten die door de annulering worden bespaard). Je kan natuurlijk gemakkelijk zulke richtlijnen volgen. Maar voel je vrij om annuleringsvoorwaarden op te stellen die passen bij jouw vakantiehuis en jouw insteek.
Juist omdat hier geen algemene regel voor bestaat, is het erg belangrijk dat de annuleringsvoorwaarden van jouw vakantiehuis duidelijk zichtbaar zijn. Communiceer deze openlijk en schriftelijk om mogelijke misverstanden en ongemakken te voorkomen.
Tip 1
Vermeld de annuleringsvoorwaarden van je vakantiehuis in de advertentie
Om zeker te zijn dat je gast de annuleringsvoorwaarden niet over het hoofd kan zien, is het verstandig om ze in de advertentie te vermelden. Als een gast een vakantiewoning wil boeken, zal hij namelijk wel de advertentie goed lezen. De kans dat hij de annuleringsvoorwaarden over het oog ziet, is dan vrij klein.
Om je annuleringsvoorwaarden in te stellen voor je advertentie op Vakantiehuisnu.nl, log je in in het verhuurdersgedeelte en ga vervolgens naar prijzen. Hier kan je de reeds aangemaakte annuleringsvoorwaarden in drie niveaus (flexibel, matig, of strikt) selecteren of zelf opstellen.
Tip 2
Pas de annuleringskosten aan het tijdstip aan
Het is een sympathieke oplossing om tot de 30e dag voor aankomst het annuleren kosteloos te maken. De kans dat je voor die tijd nieuwe gasten vindt, is namelijk vrij groot en dus is het erg vriendelijk om die optie te bieden. Na dag x kan je de annuleringskosten per week of dag verhogen. Zo betalen ze bijvoorbeeld tot 2 weken voor aankomst 25% en 1 week voor aankomst 50% van de prijs. Denk even rustig na wat het beste bij jouw vakantiewoning past en hoe je uit mogelijke gemaakte kosten komt.
De gast heeft geannuleerd, wat nu?
Het is allereerst belangrijk om te reageren op de annulering. Kijk of je (via e-mail of telefonisch) met de gast in contact kan komen. Het zijn namelijk vaak onvoorziene omstandigheden waardoor een vakantie niet door kan gaan. Als je gast vanwege vervelende omstandigheden niet kan komen, kan je kosteloos een alternatieve datum aanbieden. Hiermee houd je de gast tevreden, laat je je menselijke kant zien en heb je waarschijnlijk een gast voor het leven gevonden.
Tip 3
Zet je de boekingskalender van je vakantiehuis zo snel mogelijk weer open
Daarnaast is het natuurlijk van groot belang om zo snel mogelijk nieuwe huurders te vinden. Zet daarom zodra een annulering binnen is gekomen, direct de bezettingskalender weer op ‘beschikbaar’.
Om het boekingsgat snel te dichten, kan je daarnaasat ook nog extra de aandacht op jouw advertentie vestigen door:
- Een topadvertentie te boeken bij Vakantiehuisnu.nl. Hierdoor wordt de advertentie regelmatig extra weergegeven in regio-overzichten en de zoekresultaten. In het verhuurdersgedeelte kan je de topadvertentie boeken voor een maand of langer.
- Je kan ook een speciale aanbieding maken om snel een nieuwe huurder te vinden. Pas daarvoor de prijs eenmalig aan en geef een percentage korting in. Kies hiervoor in het verhuurdersgedeelte op ‘Prijzen’ en klik op het procentteken.
